Datenschutzerklärung
Vatria Consult S.R.L. – Website, Kontaktanfragen, WhatsApp Business und Social-Media-Verlinkungen
| Verantwortlicher | Vatria Consult S.R.L., Jud. Brașov, Loc. Zărnești, Str. Gutanu nr. 3, România |
| Handelsregister | J2025097239003 |
| EUID | ROONRC.J2025097239003 |
| CUI | 53109352 |
| Vertretung | Paul-Sebastian Rehner |
| Kontakt Datenschutz | info@vatriaconsult.com | +40 732 779 548 |
| Version | 1.0 |
| Stand | 20 May 2026 |
Hinweis / Notice / Notă: Diese Fassung wurde auf Basis des aktuell beschriebenen Setups erstellt:
Corporate-/Lead-Website von Vatria Consult S.R.L. mit Kontaktformular,
Outlook-/E-Mail-Bearbeitung, WhatsApp Business sowie verlinkten Präsenzen auf Facebook und
Instagram. Analyse-, Werbe-, Newsletter-, CRM- oder sonstige zusätzliche Tools sind nur dann
erfasst, wenn sie in dieser Erklärung ausdrücklich genannt sind.
1. Geltungsbereich und Verantwortlicher
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im
Zusammenhang mit der Website von Vatria Consult S.R.L., mit Kontaktanfragen über das
Website-Formular, mit Anfragen per E-Mail oder Telefon sowie mit der optionalen
Kontaktaufnahme über WhatsApp Business und über verlinkte Social-Media-Präsenzen.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Vatria Consult S.R.L.,
Jud. Brașov, Loc. Zărnești, Str. Gutanu nr. 3, România, Handelsregister J2025097239003, EUID
ROONRC.J2025097239003, CUI 53109352, vertreten durch Paul-Sebastian Rehner.
Datenschutzanfragen können an info@vatriaconsult.com gerichtet werden. Ein
Datenschutzbeauftragter wird in dieser Erklärung nicht benannt, weil nach derzeitigem Stand kein
solcher formell bestellt wurde.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Je nach Nutzung der Website und der Kontaktkanäle verarbeiten wir insbesondere folgende
Kategorien personenbezogener Daten:
● technische Nutzungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
angeforderte Seiten/Inhalte, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Protokolldaten des
Webservers und sicherheitsrelevante Ereignisse;
● Stammdaten und Kontaktdaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer,
Unternehmen, Rolle/Funktion und vom Nutzer freiwillig mitgeteilte Standort- oder
Projektangaben;
Vatria Consult S.R.L. – Privacy Policy
Datenschutzerklärung
● Inhaltsdaten aus Anfragen, insbesondere Informationen zu Grundstücken, Immobilien,
Dokumentationslage, Projektzielen, Problemstellungen und Kommunikationsverläufen;
● Kommunikationsdaten aus E-Mails, Telefonaten, Kontaktformularen und
WhatsApp-Nachrichten;
● Nachweis- und Organisationsdaten, insbesondere Bearbeitungsstatus,
Korrespondenzvermerke, Terminbezug und interne Zuordnung der Anfrage.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke und
nur auf einer tragfähigen Rechtsgrundlage.
Die wesentlichen Zwecke und Rechtsgrundlagen sind:
● Bereitstellung und sichere Auslieferung der Website, Fehlersuche, Missbrauchsabwehr und
IT-Sicherheit – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
● Bearbeitung konkreter Kontaktanfragen, Beantwortung von Rückfragen und Durchführung
vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
● Allgemeine Geschäfts- und Kommunikationsorganisation, Dokumentation von Anfragen und
Wahrung eigener berechtigter Interessen an einer geordneten Bearbeitung, Qualitätssicherung
und Verteidigung gegen oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen – Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO;
● Erfüllung gesetzlicher Pflichten, soweit im Einzelfall einschlägig, etwa handels-, steuer- oder
aufsichtsrechtliche Anforderungen – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO;
● Einwilligungsbasierte Verarbeitungen, soweit künftig ausdrücklich aktiviert, etwa Newsletter,
nicht notwendige Cookies, Analyse- oder Marketingtechnologien – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
4. Website-Betrieb, Server-Logs und technische Sicherheit
Beim Aufruf der Website können serverseitig technische Logdaten verarbeitet werden. Diese
Verarbeitung ist erforderlich, um die Website bereitzustellen, die Stabilität und Sicherheit der
Systeme zu gewährleisten und Missbrauch oder Angriffe nachvollziehen zu können.
Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren,
stabilen und wirtschaftlich vernünftigen Betrieb der Website.
Server-Logdaten werden nicht zu dem Zweck verarbeitet, einzelne Personen ohne Anlass zu
profilieren. Eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen erfolgt nur, soweit dies aus
Sicherheits-, Fehleranalyse- oder Rechtsdurchsetzungsgründen erforderlich ist.
5. Kontaktformular und allgemeine Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir
Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Einordnung Ihres Anliegens und zur weiteren
Kommunikation.
Soweit Ihre Anfrage auf eine mögliche Zusammenarbeit, Prüfung eines Projekts, eine
Erstbewertung oder sonstige vorvertragliche Schritte gerichtet ist, beruht die Verarbeitung auf Art.
6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit Anfragen allgemeiner Natur sind oder eine Dokumentation der Kommunikation zur
ordnungsgemäßen Bearbeitung, Qualitätssicherung oder Rechtsverteidigung erforderlich ist,
beruht die Verarbeitung ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Bitte übermitteln Sie über das allgemeine Website-Formular möglichst keine besonders sensiblen
oder umfangreichen Originalunterlagen, solange kein gesondert abgestimmter sicherer
Übermittlungsweg eingerichtet wurde.
6. Verarbeitung im Zusammenhang mit WhatsApp Business
Wenn Sie den von uns bereitgestellten WhatsApp-Kontakt nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen
übermittelten Kommunikations- und Inhaltsdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns jederzeit stattdessen per E-Mail oder
Telefon kontaktieren.
Für unsere Verarbeitung Ihrer Anfragen über WhatsApp gilt grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b
DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, abhängig vom Inhalt und Zweck der Kommunikation.
Wir weisen darauf hin, dass bei der Nutzung von WhatsApp bzw. WhatsApp Business zusätzlich
eine Verarbeitung durch die Anbieter der Meta-Unternehmensgruppe erfolgen kann. Auf diese
Verarbeitung durch die Plattformbetreiber haben wir nur begrenzten Einfluss. Es kann nicht
ausgeschlossen werden, dass Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
verarbeitet werden. Maßgeblich sind insoweit ergänzend die Datenschutzinformationen der
jeweiligen Meta-Dienste.
Für vertrauliche Unterlagen, sensible Dokumente oder umfangreiche Eigentums-, Erb- oder
Projektunterlagen sollte WhatsApp nur nach gesonderter Prüfung des geeigneten
Kommunikationswegs genutzt werden.
7. Social Media und verlinkte Präsenzen
Unsere Website kann Verlinkungen zu Präsenzen auf Facebook und Instagram enthalten. Beim
bloßen Besuch unserer Website werden dadurch grundsätzlich noch keine Daten an diese
Plattformen übertragen, sofern nur einfache Links und keine aktiven Social Plugins oder
eingebetteten Feeds eingesetzt werden.
Erst wenn Sie einen solchen Link aktiv anklicken oder mit den Plattformen interagieren, verlassen
Sie unsere Website oder bauen eine direkte Verbindung zu dem jeweiligen Dienst auf. Ab diesem
Zeitpunkt gelten ergänzend die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen des jeweiligen
Plattformbetreibers.
Wenn Sie uns über Social-Media-Kanäle kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten
Daten zur Kommunikation mit Ihnen. Die Rechtsgrundlagen entsprechen je nach Inhalt Art. 6 Abs.
1 lit. b oder lit. f DSGVO.
8. Microsoft/Outlook und sonstige Dienstleister
Eingehende Website-Anfragen und sonstige Kommunikation können in unserem E-Mail-System
verarbeitet werden. Nach derzeitigem Stand werden Kontaktanfragen an ein
Outlook-/Microsoft-basiertes Postfach übermittelt.
Wir setzen externe Dienstleister nur insoweit ein, wie dies für den Betrieb der Website, die
Kommunikation, die technische Bereitstellung oder die Sicherheit erforderlich ist. Soweit diese
Dienstleister in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir – soweit
rechtlich erforderlich – Auftragsverarbeitungsverträge oder stützen die Einbindung auf einen
anderen zulässigen datenschutzrechtlichen Rahmen.
Je nach technischer Konfiguration können hierbei auch Anbieter mit Konzernbezug zu Drittländern,
insbesondere zu den USA, involviert sein. In solchen Fällen achten wir auf geeignete
Übermittlungsmechanismen nach Kapitel V DSGVO, etwa Angemessenheitsbeschlüsse,
Zertifizierungen nach einem anwendbaren EU-US-Rahmen oder Standardvertragsklauseln, soweit
einschlägig.
9. Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Personenbezogene Daten werden nur solchen Empfängern offengelegt, soweit dies für die
genannten Zwecke erforderlich ist. Hierzu können insbesondere gehören:
● interne zuständige Ansprechpartner innerhalb von Vatria Consult S.R.L.;
● Hosting-, IT-, Sicherheits- und Website-Dienstleister;
● E-Mail- und Kommunikationsdienstleister, insbesondere Microsoft/Outlook, soweit eingesetzt;
● WhatsApp Business bzw. Meta-Dienste, soweit dieser Kommunikationskanal genutzt wird;
● professionelle Berater und lokale Fachpartner nur dann, wenn dies im konkreten Fall
erforderlich ist und eine zulässige Rechtsgrundlage besteht;
● Behörden, Gerichte, Notare, Anwälte, Vermesser, Architekten oder sonstige Dritte nur, wenn
dies gesetzlich erforderlich ist, von Ihnen veranlasst wird oder für die sachgerechte
Bearbeitung im Einzelfall notwendig ist.
10. Drittlandübermittlungen
Soweit Dienstleister oder Plattformen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums eingebunden
werden oder ein Zugriff aus Drittländern nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt eine
Übermittlung nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO.
Je nach Dienst und Konfiguration kann dies insbesondere auf einen Angemessenheitsbeschluss
der Europäischen Kommission, auf Standardvertragsklauseln oder auf andere nach der DSGVO
anerkannte geeignete Garantien gestützt werden.
Trotz solcher Mechanismen kann bei bestimmten Drittländern ein anderes Datenschutzniveau
bestehen als innerhalb der Europäischen Union. Wir beschränken die Einbindung solcher Dienste
daher auf das sachlich Erforderliche.
11. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke
erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Für die aktuelle Website- und Lead-Struktur gilt grundsätzlich folgende Löschlogik, vorbehaltlich
einer abweichenden Pflicht oder eines konkreten Einzelfalls:
● technische Server- und Sicherheitslogs: grundsätzlich nur so lange, wie dies für den sicheren
Betrieb, die Fehleranalyse und die Missbrauchsabwehr erforderlich ist;
● allgemeine Kontaktanfragen ohne weitere Zusammenarbeit: in der Regel bis zu 12 Monate
nach Abschluss der Kommunikation;
● qualifizierte Projekt- oder Erstgesprächsanfragen mit weiterem Bezug: in der Regel bis zu 24
Monate nach der letzten inhaltlich relevanten Kommunikation;
● geschäfts- oder steuerrechtlich relevante Korrespondenz und Unterlagen: so lange, wie dies
gesetzlich vorgeschrieben ist;
● Nachweise über erteilte oder widerrufene Einwilligungen: bis zum Wegfall des
Nachweiszwecks.
12. Cookies und ähnliche Technologien
Informationen zu Cookies und ähnlichen Technologien finden Sie ergänzend in unserer
gesonderten Cookie-Richtlinie.
Soweit nur technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden,
stützen wir deren Einsatz auf die Erforderlichkeit für den Betrieb der Website und auf die
einschlägigen Vorschriften des rumänischen Rechts zur elektronischen Kommunikation.
Soweit künftig nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder Personalisierungstechnologien
eingesetzt werden, erfolgt dies erst nach einer wirksamen vorherigen Einwilligung, soweit eine
solche rechtlich erforderlich ist.
13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist gesetzlich nicht generell vorgeschrieben. Ohne
die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlichen Mindestangaben können wir Ihr Anliegen
jedoch unter Umständen nicht oder nicht sachgerecht beantworten.
Bei freiwilligen Angaben weisen wir nicht auf eine Pflicht hin; diese Angaben erfolgen dann auf
Ihrer freien Entscheidung.
14. Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art.
22 DSGVO findet im Zusammenhang mit der gegenwärtigen Website-Struktur nach unserem
derzeitigen Stand nicht statt.
15. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
● Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15
DSGVO);
● Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16
DSGVO);
● Recht auf Löschung nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO;
● Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
● Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen;
● Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21
DSGVO);
● Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
16. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde
einzulegen. Für Vatria Consult S.R.L. ist insbesondere die rumänische Aufsichtsbehörde
ANSPDCP relevant.
Beschwerden bei der ANSPDCP können nach den veröffentlichten Informationen schriftlich auf
Rumänisch oder Englisch eingereicht werden.
Aktuelle Informationen zu Verfahren und Kontaktwegen finden Sie auf der Website der ANSPDCP.
17. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene
Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung oder unzulässiger
Veränderung zu schützen.
Kein elektronisches System ist jedoch vollständig risikofrei. Deshalb können wir keine absolute
Sicherheit garantieren, prüfen unsere Maßnahmen aber fortlaufend und entwickeln sie weiter.
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, die
Website-Funktionen, eingesetzte Dienste oder interne Prozesse ändern.
Maßgeblich ist die jeweils auf der Website veröffentlichte aktuelle Fassung.
Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte
info@vatriaconsult.com oder schriftlich Vatria Consult S.R.L., Jud. Brașov, Loc. Zărnești, Str.
Gutanu nr. 3, România.