Politica de confidențialitate

Vatria Consult S.R.L. – website, solicitări de contact, WhatsApp Business și linkuri către rețele sociale

Operator	Vatria Consult S.R.L., Jud. Brașov, Loc. Zărnești, Str. Gutanu nr. 3, România
Registrul Comerțului	J2025097239003
EUID	ROONRC.J2025097239003
CUI	53109352
Reprezentată de	Paul-Sebastian Rehner
Contact protecția datelor	info@vatriaconsult.com \| +40 732 779 548
Versiune	1.0
Data actualizării	20 May 2026

Notă: Prezenta versiune a fost redactată pe baza configurației descrise în prezent: website corporativ/de generare lead-uri al Vatria Consult S.R.L., cu formular de contact, gestionare prin Outlook/e-mail, WhatsApp Business și prezențe către care există linkuri pe Facebook și Instagram. Instrumentele de analiză, publicitate, newsletter, CRM sau alte servicii suplimentare sunt acoperite doar dacă sunt menționate în mod expres în această politică.

1. Domeniul de aplicare și operatorul

Prezenta Politică de confidențialitate explică prelucrarea datelor cu caracter personal în legătură cu website-ul Vatria Consult S.R.L., solicitările de contact transmise prin formularul de pe website, cererile trimise prin e-mail sau telefon, precum și contactul opțional prin WhatsApp Business și prin prezențele de social media către care există linkuri.

Operatorul în sensul Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) este Vatria Consult S.R.L., Jud. Brașov, Loc. Zărnești, Str. Gutanu nr. 3, România, Registrul Comerțului J2025097239003, EUID ROONRC.J2025097239003, CUI 53109352, reprezentată de Paul-Sebastian Rehner.

Solicitările privind protecția datelor pot fi transmise la info@vatriaconsult.com. În această politică nu este indicat un responsabil cu protecția datelor, deoarece, la acest moment, nu a fost desemnat formal un astfel de responsabil.

2. Ce date prelucrăm

În funcție de modul în care sunt utilizate website-ul și canalele de comunicare, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

date tehnice de utilizare, inclusiv adresa IP, data și ora accesului, paginile/conținutul solicitat, tipul browserului, sistemul de operare, URL-ul de referință, date din jurnalele serverului web și evenimente relevante pentru securitate;
date de identificare și de contact, inclusiv nume, adresă de e-mail, număr de telefon, companie, rol/funcție și informații privind locația sau proiectul comunicate voluntar de utilizator;
date de conținut din solicitări, inclusiv informații despre terenuri, proprietăți, stadiul documentației, obiective de proiect, probleme semnalate și istoricul comunicărilor;
date de comunicare rezultate din e-mailuri, apeluri telefonice, formulare de contact și mesaje WhatsApp;
date de evidență și organizare, inclusiv stadiul prelucrării, note de corespondență, contextul programării și alocarea internă a solicitării.

3. Scopuri și temeiuri juridice

Prelucrăm date cu caracter personal numai pentru scopuri determinate, explicite și legitime și numai dacă există un temei juridic valabil.

Principalele scopuri și temeiuri juridice sunt următoarele:

furnizarea și livrarea în condiții de securitate a website-ului, remedierea erorilor, prevenirea abuzurilor și securitatea IT – art. 6 alin. (1) lit. f GDPR;
gestionarea solicitărilor concrete de contact, răspunsul la întrebări suplimentare și efectuarea de demersuri precontractuale la cererea persoanei vizate – art. 6 alin. (1) lit. b GDPR;
organizarea generală a activității și a comunicării, documentarea solicitărilor și protejarea intereselor noastre legitime privind gestionarea ordonată, asigurarea calității și constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție – art. 6 alin. (1) lit. f GDPR;
îndeplinirea unor obligații legale, dacă sunt aplicabile în cazul concret, de exemplu cerințe contabile, fiscale sau de reglementare – art. 6 alin. (1) lit. c GDPR;
prelucrări bazate pe consimțământ, dacă vor fi activate în mod expres în viitor, de exemplu newslettere, cookie-uri neesențiale, tehnologii de analiză sau de marketing – art. 6 alin. (1) lit. a GDPR.

4. Funcționarea website-ului, jurnale de server și securitate tehnică

La accesarea website-ului, pot fi prelucrate pe partea de server date tehnice din jurnale. Această prelucrare este necesară pentru a furniza website-ul, a menține stabilitatea și securitatea sistemelor și pentru a înțelege eventualele abuzuri sau atacuri.

Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. f GDPR. Interesul nostru legitim constă în operarea sigură, stabilă și rezonabilă din punct de vedere economic a website-ului.

Datele din jurnalele serverului nu sunt prelucrate în scopul profilării persoanelor fără motiv. Combinarea cu alte seturi de date are loc numai dacă este necesară pentru securitate, depanare sau constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi.

5. Formularul de contact și comunicarea generală

Dacă ne contactați prin formularul de contact, prin e-mail sau telefonic, prelucrăm datele furnizate pentru a gestiona solicitarea dumneavoastră, pentru a încadra cererea și pentru a continua comunicarea.

În măsura în care solicitarea vizează o posibilă colaborare, analiza unui proiect, o evaluare preliminară sau alte etape precontractuale, prelucrarea se bazează pe art. 6 alin. (1) lit. b GDPR.

În măsura în care solicitările au caracter general sau documentarea comunicării este necesară pentru gestionare corectă, asigurarea calității ori apărare juridică, prelucrarea se bazează și pe art. 6 alin. (1) lit. f GDPR.

Vă rugăm să nu transmiteți prin formularul general al website-ului documente originale deosebit de sensibile sau voluminoase, cât timp nu a fost stabilit separat un canal securizat de transmitere.

6. Prelucrarea în legătură cu WhatsApp Business

Dacă utilizați opțiunea de contact prin WhatsApp pusă la dispoziție de noi, prelucrăm datele de comunicare și conținutul pe care ni le transmiteți pentru a gestiona solicitarea dumneavoastră.

Utilizarea WhatsApp este voluntară. Ne puteți contacta oricând și prin e-mail sau telefon.

Pentru prelucrarea de către noi a solicitărilor primite prin WhatsApp, temeiul juridic va fi, în principiu, art. 6 alin. (1) lit. b GDPR sau art. 6 alin. (1) lit. f GDPR, în funcție de conținutul și scopul comunicării.

Vă atragem atenția că, atunci când este utilizat WhatsApp sau WhatsApp Business, pot exista prelucrări suplimentare efectuate de companii din grupul Meta. Avem o influență limitată asupra acestor prelucrări la nivel de platformă. Nu poate fi exclusă prelucrarea datelor și în afara Spațiului Economic European. În această privință se aplică suplimentar informațiile de confidențialitate ale serviciilor Meta relevante.

Pentru documente confidențiale, documente sensibile sau dosare ample privind proprietatea, succesiunea ori proiectele, WhatsApp ar trebui utilizat numai după verificarea caracterului adecvat al canalului de comunicare.

7. Social media și prezențe către care există linkuri

Website-ul nostru poate conține linkuri către prezențe pe Facebook și Instagram. Simplul fapt că vizitați website-ul nostru nu determină, în mod normal, transferul datelor către aceste platforme, dacă sunt utilizate doar linkuri simple și nu sunt implementate pluginuri sociale active sau fluxuri integrate.

Numai dacă accesați activ un asemenea link sau interacționați cu platformele respective părăsiți website-ul nostru ori stabiliți o conexiune directă cu serviciul relevant. Din acel moment se aplică suplimentar politicile de confidențialitate și condițiile de utilizare ale operatorului platformei respective.

Dacă ne contactați prin canale de social media, prelucrăm datele pe care ni le comunicați pentru a putea comunica cu dumneavoastră. În funcție de conținut, temeiurile juridice sunt art. 6 alin. (1) lit. b sau lit. f GDPR.

8. Microsoft/Outlook și alți furnizori de servicii

Solicitările primite prin website și alte comunicări pot fi prelucrate în sistemul nostru de e-mail. În configurația actuală, solicitările de contact sunt transmise către o căsuță poștală bazată pe Outlook/Microsoft.

Utilizăm furnizori externi de servicii numai în măsura în care acest lucru este necesar pentru operarea website-ului, comunicare, furnizarea tehnică sau securitate. Dacă astfel de furnizori prelucrează date cu caracter personal în numele nostru, încheiem – acolo unde este necesar din punct de vedere legal – acorduri de prelucrare a datelor sau ne bazăm pe un alt cadru permis de dreptul protecției datelor.

În funcție de configurația tehnică, pot fi implicați și furnizori care aparțin unor grupuri cu legături către țări terțe, în special către Statele Unite. În asemenea cazuri avem în vedere mecanisme adecvate de transfer în temeiul capitolului V GDPR, cum ar fi decizii de adecvare, certificări în baza unui cadru UE-SUA aplicabil sau clauze contractuale standard, după caz.

9. Destinatari sau categorii de destinatari

Datele cu caracter personal sunt divulgate numai acelor destinatari pentru care divulgarea este necesară în raport cu scopurile menționate. Aceștia pot include în special:

persoanele de contact interne responsabile din cadrul Vatria Consult S.R.L.;
furnizori de hosting, IT, securitate și servicii website;
furnizori de e-mail și comunicare, inclusiv Microsoft/Outlook, dacă sunt utilizați;
WhatsApp Business sau servicii Meta, dacă este folosit acest canal de comunicare;
consilieri profesioniști și parteneri locali specializați numai dacă este necesar în cazul concret și există un temei juridic valabil;
autorități, instanțe, notari, avocați, topografi, arhitecți sau alte terțe părți numai dacă acest lucru este impus de lege, este inițiat de dumneavoastră ori este necesar pentru gestionarea corespunzătoare a cazului individual.

10. Transferuri către țări terțe

Dacă sunt implicați furnizori sau platforme din afara Spațiului Economic European ori dacă accesul din țări terțe nu poate fi exclus, transferurile au loc numai cu respectarea art. 44 și următoarele din GDPR.

În funcție de serviciu și configurație, acest lucru se poate baza în special pe o decizie de adecvare a Comisiei Europene, pe clauze contractuale standard sau pe alte garanții adecvate recunoscute de GDPR.

În pofida acestor mecanisme, nivelul de protecție a datelor din anumite țări terțe poate diferi de cel existent în Uniunea Europeană. De aceea limităm utilizarea unor astfel de servicii la ceea ce este în mod obiectiv necesar.

11. Perioada de stocare

Stocăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile relevante sau cât timp există obligații legale de păstrare.

Pentru structura actuală a website-ului și de generare a lead-urilor, se aplică în principiu următoarea logică de retenție, sub rezerva unei alte cerințe legale sau a unui caz individual specific:

jurnale tehnice de server și de securitate: în principiu doar atât timp cât este necesar pentru operarea sigură, depanare și prevenirea abuzurilor;
solicitări generale de contact fără colaborare ulterioară: de regulă până la 12 luni de la încetarea comunicării;
solicitări calificate de proiect sau de discuție introductivă cu relevanță ulterioară: de regulă până la 24 de luni de la ultima comunicare relevantă din punct de vedere substanțial;
corespondență și documente relevante din perspectivă comercială sau fiscală: atât timp cât este impus de lege;
evidențe care dovedesc consimțământul sau retragerea consimțământului: până la dispariția scopului probator.

12. Cookie-uri și tehnologii similare

Informații suplimentare privind cookie-urile și tehnologiile similare sunt prezentate în Politica noastră separată de cookie-uri.

Dacă sunt utilizate doar cookie-uri strict necesare sau tehnologii comparabile, ne bazăm pe necesitatea acestora pentru funcționarea website-ului și pe normele române relevante privind comunicațiile electronice.

Dacă în viitor vor fi introduse tehnologii neesențiale de analiză, marketing sau personalizare, acestea vor fi utilizate numai după obținerea unui consimțământ prealabil valabil, atunci când un asemenea consimțământ este necesar din punct de vedere legal.

13. Obligația de a furniza date

Ca regulă generală, furnizarea datelor cu caracter personal nu constituie o obligație legală. Totuși, fără informațiile minime necesare pentru a gestiona solicitarea dumneavoastră, este posibil să nu putem răspunde sau să nu putem răspunde în mod corespunzător.

În cazul informațiilor opționale, nu le tratăm ca obligatorii; furnizarea acestora rămâne la libera dumneavoastră alegere.

14. Decizii individuale automatizate și profilare

Potrivit configurației actuale a website-ului, nu desfășurăm procese de luare a deciziilor exclusiv automatizate, inclusiv profilare, în sensul art. 22 GDPR.

15. Drepturile dumneavoastră

Sub rezerva condițiilor prevăzute de GDPR, beneficiați în special de următoarele drepturi:

dreptul de acces la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dumneavoastră (art. 15 GDPR);
dreptul la rectificarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete (art. 16 GDPR);
dreptul la ștergere în condițiile art. 17 GDPR;
dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18 GDPR);
dreptul la portabilitatea datelor, dacă sunt îndeplinite condițiile art. 20 GDPR;
dreptul de opoziție față de prelucrările întemeiate pe interese legitime (art. 21 GDPR);
dreptul de a vă retrage în orice moment consimțământul, cu efect pentru viitor.

16. Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere

Aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate competentă de supraveghere în domeniul protecției datelor. Pentru Vatria Consult S.R.L. este relevantă în special autoritatea română ANSPDCP.

Potrivit informațiilor publicate, plângerile adresate ANSPDCP pot fi transmise în scris, în limba română sau în limba engleză.

Informațiile actuale privind procedura și modalitățile de contact sunt disponibile pe website-ul ANSPDCP.

17. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva pierderii, utilizării abuzive, accesului neautorizat, divulgării neautorizate sau modificării nelegale.

Totuși, niciun sistem electronic nu este complet lipsit de riscuri. Prin urmare, nu putem garanta o securitate absolută, însă ne revizuim și îmbunătățim în mod continuu măsurile.

18. Modificări ale prezentei Politici de confidențialitate

Putem modifica prezenta Politică de confidențialitate dacă se schimbă cerințele legale, funcțiile website-ului, serviciile utilizate sau procesele interne.

Se aplică versiunea actuală publicată pe website.

Kontakt

Pentru întrebări privind protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, vă rugăm să contactați info@vatriaconsult.com sau să ne scrieți la Vatria Consult S.R.L., Jud. Brașov, Loc. Zărnești, Str. Gutanu nr. 3, România.